Электронная регистрация документов
27.02.2019

В нашем современном мире все развивается на очень высокой скорости. Трудно представить современные области производства, экономики, науки, культуры и спорта, где не применялись бы компьютеры. Так и нотариусы Республики Беларусь не стоят на месте, а широко используют в своей деятельности компьютерные технологии. 

С февраля 2018 года в нотариальной практике появилось новое нотариальное действие – предоставление электронных документов для государственной регистрации. Это значит, что подать документы для государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя теперь может нотариус, который в процессе электронной регистрации субъектов хозяйствования выступает в роли своеобразного посредника между регистрирующим органом и лицом, обращающимся за регистрацией (далее — заявитель).

Государство заинтересованно в развитии малого и среднего бизнеса и за последние годы провело ряд реформ по упрощению регистрации субъектов хозяйствования. В Республике Беларусь государственная регистрация субъектов хозяйствования производится в соответствии с Положением о государственной регистрации субъектов хозяйствования, утвержденным Декретом Президента Республики Беларусь 16.01.2009 № 1 «О государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования» (в редакции Декрета Президента Республики Беларусь от 28.02.2017 г. № 2) (далее — Положение).

Так, согласно Положению, государственной регистрации подлежат:  

1.1 создаваемые (реорганизуемые) юридические лица;

1.2 индивидуальные предприниматели;

1.3 изменения и (или) дополнения, вносимые в уставы коммерческих и некоммерческих организаций, изменения, вносимые в свидетельства о государственной регистрации индивидуальных предпринимателей.

Для осуществления государственной регистрации субъекта хозяйствования необходимо обратиться в местный исполком (администрацию).  Однако не все исполнительные комитеты осуществляют электронную регистрацию.

Справочно! 

Для регистрации юрлица документы подаются по месту его нахождения, для регистрации ИП — по месту жительства.

Существует несколько вариантов подачи документов:

— путем личного обращения в регистрирующий орган;

— путем подачи документов в электронном виде посредствам веб-портала Единого государственно регистра юридических  лиц и индивидуальных предпринимателей, который  размещён на сайте http://egr.gov.by. В данном случае у субъекта хозяйствования должен быть ключ электронной  цифровой подписи. Его можно получить в РУП «Информационно-издательский центр по налогам и сборам» (http://www.pki.by) и РУП «Национальный центр электронных услуг» (http://nces.by).

— путём подачи документов в электронном виде нотариусом.

Справочно!

Для представления в регистрирующий орган электронных документов граждане и юрлица могут обратиться к любому нотариусу, независимо от места жительства (нахождения) заявителей и независимо от места нахождения юрлица. Обращение может быть как по предварительной записи, так и в порядке очереди. Вся необходимая контактная информация нотариальных контор и нотариальных бюро размещена на сайте Белорусской нотариальной палаты www.belnotary.by в разделе «Найти нотариуса».

Положением о госрегистрации закреплено, что нотариусы представляют в регистрирующий орган электронные документы для регистрации:

— юридического лица;

— индивидуального предпринимателя;

— изменений и (или) дополнений, вносимых в устав юридического лица (учредительный договор);

— изменений, вносимых в свидетельство о государственной регистрации индивидуального предпринимателя.

Важно!

Не входит в компетенцию нотариуса представление в регистрирующие органы электронных документов о ликвидации (прекращении деятельности) юридического лица либо индивидуального предпринимателя, а также уведомления об изменении местонахождения юридического лица, о назначении (замене) руководителя (иного лица, уполномоченного в соответствии с учредительными документами действовать от имени организации), которые также могут быть представлены через веб-портал.

  Лицами, обратившимися к нотариусу для совершения нотариального действия, должны быть представлены заявление установленной формы и документы, предусмотренные п.14-17 Положения о госрегистрации, п. 5-8 Инструкции о порядке предоставления электронных документов и их рассмотрения регистрирующим органом, утвержденной постановлением Совмина от 31.08.2011 № 1164 (ред. Постановления Совмина Республики Беларусь от 23.02.2018 № 149). Форму заявления можно найти на сайте регистрирующего органа, а также на веб-портале ЕГР. Оформление заявления о государственной регистрации с нарушениями требований законодательства является одним из оснований, по которым регистрирующий орган может отказать в регистрации (абз. 3 п. 24 Положения о госрегистрации). Заполненное заявление представляется нотариусу заявителями на бумажном носителе. Иные документы, указанные в п. 5-8 Инструкции о порядке представления электронных документов и их рассмотрения регистрирующим органом, могут представляться нотариусу как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Важно!

Нотариус выступает лишь в роли посредника между регистрирующим органом и заявителями. Соответственно нотариус не проверяет информацию, которая содержится в заявлении и приложенных к нему документах.

Например, для создания ИП нотариусу представляются:

— заявление по форме, установленной Министерством юстиции;

— цифровая фотография гражданина, обратившегося для регистрации в качестве ИП, в формате .jpg для документов, размером не более 100 КБ и разрешением не более 1024х768;

Для госрегистрации юрлица нотариусу представляются:

— заявление по форме, установленной Министерством юстиции;

— устав юридического лица (учредительный договор) в формате .doc, .rtf или .odt.

Справочно!
           При необходимости нотариус может предложить услугу по сканированию либо конвертированию документов в нужный формат. За оказание данной услуги оплачивается нотариальный тариф.

Заявление о госрегистрации подписывается собственноручно гражданином, его представителем или представителем юридического лица в присутствии нотариуса. Заявитель может заполнить заявление как в присутствии нотариуса, так и заранее. Нотариус устанавливает личность, обратившихся за совершением нотариального действия граждан, их представителей и представителей юрлиц, а также проверяет полномочия представителей. Если представитель физлица действует по доверенности она должна быть обязательно нотариально удостоверенная и содержать четкие полномочия по совершению вышеуказанного нотариального действия (подача и подписание заявления о государственной регистрации, получение электронных документов и т.д.). Представитель юрлица может действовать как по нотариально удостоверенной, так и по доверенности, выданной юрлицом (абз. 2 ч.3 п. 19 Положения о госрегистрации), а в случае представления интересов иностранного юрлица – только по нотариально удостоверенной доверенности (ч. 5 п. 19 Положения о госрегистрации). Если документы подает лицо, не уполномоченное на подписание заявления, то им представляется заявление за подписью представляемого, подлинность которого засвидетельствована нотариально. Как показала практика бывают случаи, когда заявитель – физическое лицо, в силу физических недостатков не может самостоятельно подписать заявление. В таком случае заявление вместо него подписывает рукоприкладчик, подлинность подписи которого должна быть также засвидетельствована нотариально.

За представление нотариусом электронных документов для государственной регистрации уплачивается нотариальный тариф в размере, предусмотренном п. 33-1 постановления?Совмина Республики Беларусь от 27 декабря 2013 г.  № 1145 «Об утверждении нотариальных тарифов за совершение нотариальных действий и оказание услуг правового и технического характера нотариусами и тарифов на услуги технического характера, оказываемые работниками нотариальных архивов».

Справочно!

Физлица и юрлица освобождаются от уплаты госпошлины за госрегистрацию субъектов хозяйствования в случае представления в регистрирующий орган документов в электронном виде посредством веб-портала ЕГР (подп. 8.2-1 п. 8 ст. 257 Налогового кодекса Республики Беларусь).

После того как нотариус установил личность обратившегося лица, проверил наличие необходимых документов, установил потребность в оказании услуги по сканированию либо конвертированию документов, после оплаты нотариального тарифа составляет в двух экземплярах опись представленных документов, которая подписывается и нотариусом, и заявителем.

Далее нотариус в своем личном кабинете на веб-портале ЕГР вводит в специальную форму данные из заявления о государственной регистрации, прикрепляет необходимые документы, скрепляет пакет документов своей электронной цифровой подписью и направляет в регистрирующий орган.

О представлении электронных документов в регистрирующий орган нотариусом выдается свидетельство о представлении электронных документов для государственной регистрации с подшитым к нему экземпляром описи представленных заявителем документов (ч. 2 п. 199-5 Инструкции о порядке совершения нотариальных действий).

После поступления в личный кабинет нотариуса от регистрирующего органа документов, свидетельствующих о совершении регистрационных действий или об их неосуществлении, нотариус не позднее рабочего дня, следующего за днём их получения, сообщает заявителю согласованным с ним способом (СМС-сообщение, телефонограммой, с использованием глобальной компьютерной сети Интернет, в том числе электронной почты, и иных средств связи).

Электронные документы, полученные от регистрирующего органа, выдаются нотариусом в одном экземпляре заявителю (заявителям) или его (их) представителю на представленный электронный носитель инфрмации (USB-флеш-накопитель, при наличии у нотариуса технических возможностей – иной носитель информации).

При выдаче электронных документов, указанных в пункте 21 Инструкции о порядке представления электронных документов и их рассмотрения регистрирующим органом, нотариус также устанавливает личность заявителя (заявителей) или его (их) представителя, также проверяет полномочия представителя на получение электронных документов. О получении электронных документов заявитель (заявители) или его (их) представитель расписывается на экземпляре свидетельства, хранящегося у нотариуса.

Нотариус может удостоверить форму внешнего представления электронного документа если заявителю или представителю понадобится бумажная копия этих документов.

Нотариус Минского областного нотариального округа   

 О.А.Федорович