Опасаетесь утраты документов – передайте их на хранение нотариусу…
В современной нотариальной практике нотариальное действие по принятию документов на хранение совершается исключительно редко. Это одно из тех действий, которое совершалось ещё советскими государственными нотариусами, и сегодня совершается нотариусами – нашими современниками. На нотариусов возложена обязанность в случае обращения к ним граждан и юридических лиц с соответствующей просьбой, выраженной в виде письменного заявления, принимать на хранение документы.
Принимаются любые документы: и выданные различными организациями, например, документы на недвижимость, об образовании, о работе, о регистрации актов гражданского состояния, о награждении и т.п., и исходящие от граждан, например, письма, рукописи, чертежи, рисунки и т.п. Однако ценные бумаги, документы, имеющие гриф «Особой важности», «Совершенно секретно», «Секретно», а также документы, изготовленные с помощью факсимильного аппарата, на хранение не принимаются.
Принятые на хранение нотариусом документы хранятся в течение срока, указанного в заявлении, причём, если срок не указан – документы принимаются на хранение на неопределённый срок. Изъять из хранения документы можно раньше срока, определённого в заявлении. Помещаются они в специальное хранилище – железный шкаф или сейф, обеспечивающие сохранность документов, так как принятие документов на хранение направленно именно на обеспечение их сохранности в том состоянии, в котором они поступили.
В случае передачи документов нотариусом составится опись в двух экземплярах, в которой будет содержаться информация о нотариусе, составившем опись, заявлении о принятии документов на хранение, информация о гражданине либо юридическом лице, передающих документы на хранение, а также о передаваемых документах и их характеристика. Опись подписывается лицом, передающим документы на хранение, нотариусом и скрепляется гербовой печатью нотариуса. Факт передачи документов на хранение подтвердит выданное Вам нотариусом свидетельство о принятии документов на хранение, оформляемое в двух экземплярах. Принятые на хранение документы вместе с описью и экземпляром свидетельства о принятии документов на хранение помещаются в конверт (пакет) и опечатываются.
Возвращаются хранящиеся у нотариуса документы гражданину или юридическому лицу, сдавшему их на хранение. Однако к письменному заявлению о выдаче документов необходимо предъявить свидетельство о принятии документов на хранение и экземпляр описи, которые ранее были выданы Вам нотариусом. При отсутствии у Вас указанных свидетельства о принятии документов на хранение и экземпляра описи, возврат документов, принятых на хранение, может быть произведён только по постановлению суда. При этом сличается содержащаяся в этом постановлении информация с содержанием материалов соответствующего нотариального дела. При отсутствии каких-либо расхождений между этими документами, а также при отсутствии у нотариуса сомнений в отношении личности обратившегося и его полномочий, документы могут быть выданы.
В случае реорганизации юридического лица либо смерти гражданина, сдавшего документы на хранение, возврат документов производится их правопреемникам. Правопреемниками гражданина в случае его смерти будут считаться его наследники. Но кто из них, если их несколько, имеет право получить эти документы - вопрос не однозначный. Целесообразно, на мой взгляд, на опечатанном конверте (пакете), в котором содержатся переданные на хранение документы, экземпляр описи и свидетельства о принятии документов на хранение, указывать, кто может в случае смерти лица получить эти документы с указанием адреса такого лица.
Принятие документов на хранение может иметь как самостоятельный характер, так и являться одним из составляющих этапов нотариального процесса, например, мер по охране наследственного имущества.
Принятие документов на хранение – гарантия их сохранности.
Нотариус Ольга Бадажкова Пуховичская нотариальная контора, 05 июня 2018 г.